送客リードの担当割当｜二重架電と未対応を防ぐ運用

通知と担当確定の記録先

メールを読んだことと、担当を引き受けたことは別です。通知の受信者を増やすだけでは誰も連絡しないケースや二重連絡を防げません。受信を確認する当番と、担当を確定する記録先を決めます。

当社の管理画面では送客一覧、対応状況、メモを確認できます。通知メールの受信先とシートの共有先は管理者が設定画面から変更を依頼・設定する導線があります。管理画面のメンバー権限とシートの共有権限は別です。連絡に必要な担当だけがアクセスできるようにしてください。

割当方式の比較

人数だけで方式を決めず、同じ時間に対応できるか、専門領域で分担が必要か、未対応を確認する人がいるかで選びます。特定の方式が必ず速い・成果が高いとは限らないため、自社の未対応件数と連絡までの時間を見て調整します。

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担当を確定する手順

シートの空欄を見て名前を書くだけでは、複数人が同時に操作する可能性があります。小規模なチームなら、当番一人が割当を確定し、他の担当者は確定した記録を見て発信する運用が考えられます。自社CRMを使う場合は、同時更新や担当確定の仕様を確認してください。

• 受信した送客IDを確認し、既存候補者・停止希望・対応中の記録を照合する
• 当番が担当者名と確定時刻を記録し、担当者へ伝える
• 担当者が発信前に担当と最新の連絡履歴を確認する
• 結果、次回予定、停止希望を同じ記録先へ残す
• 不在や対応不能なら、当番が代行者と引き継ぎ時刻を記録する

引き継ぎの記録例

以下は自社で用意する担当台帳の架空例です。当社の管理画面に同じ専用欄や自動処理があることを示すものではありません。管理画面のメモや、自社の管理方法に合わせて記録してください。

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未対応と配分の見直し

当番交代や終業時に、未担当、連絡予定が過ぎた案件、引き継ぎ待ちを確認します。本人の停止希望を別担当が知らずに連絡しないよう、予約送信やCRMのタスクも確認対象にしてください。

担当別の結果を見るときは、割当件数だけでなく、対応できた時間帯、受信からの経過、求人領域などの違いも確認します。通電率だけで担当者を順位付けしないようにします。担当者を増やす場合は、管理画面とシートの権限を別々に確認し、退任した人のアクセスも見直してください。